Мы уже рассказывали о различных важных функциях системы, и в том числе о модуле «Планирование», который является ключевым в организации деятельности корпоративного секретаря. Функционал модуля включает в себя:

• Планы мероприятий на корпоративный год;
• Процессы подготовки и проведения мероприятий;
• Формирование плана работ для корпоративного секретаря;
• Система уведомлений о текущих задачах;
• Журналы корпоративных мероприятий;
• Календарь корпоративных мероприятий;
• Календарь праздничных и выходных дней;
• Рекомендуемые и запретительные периоды проведения мероприятий.

В предыдущей статье речь шла о формировании плана мероприятий на корпоративный год. Теперь поговорим подробнее о формировании самих мероприятий и о процессах их подготовки и проведения.

Процессы проведения мероприятий

Каждое корпоративное мероприятие, будь то общее собрание акционеров, заседание совета директоров, комитетов или других коллегиальных органов – это сложный процесс, состоящий из ряда шагов, которые корпоративному секретарю необходимо выполнить для подготовки и проведения мероприятия, а также подведения его итогов.

Как мы уже упоминали, в системе существует возможность создания различных планов на корпоративный год, на основании которых формируются мероприятия. Но также есть и шаблоны для самих мероприятий. Заранее в систему добавлены типовые процессы проведения таких мероприятий, как заседание Совета директоров, заседание Правления, общее собрание акционеров и участников, раскрытие информации. Все шаблоны составлены в соответствии с рекомендациями ассоциации НОКС и Росимущества, но вы можете внести в них изменения либо добавить собственные.

Процесс отражается в системе в формате списка с указанием того, за какое количество дней до, в день проведения мероприятия или после его проведения выполняются определенные действия. Каждый процесс можно также просмотреть в формате графической схемы, на которой наглядно отражена последовательность шагов.

Таким образом, при формировании мероприятий на корпоративный год по плану, либо при добавлении мероприятия вручную, помимо самих мероприятий в системе автоматически создаются шаги-действия, связанные с их проведением. Эти действия также отражаются на календаре и автоматически смещаются при изменении даты мероприятия.

Помимо этого, каждый такой шаг проведения мероприятия соответствует задаче для корпоративного секретаря, а система автоматически напомнит о необходимости выполнения того или иного действия. Подробнее о работе с задачами, а также системе уведомлений мы расскажем в следующей статье.

Темы наших следующих публикаций: