ЕДИНОЕ ХРАНИЛИЩЕ ДОКУМЕНТОВ.
8 ГОТОВЫХ ИНСТРУМЕНТОВ

Продолжаем рассказ об информационной системе «Корпоративный секретарь» - программе для практиков корпоративного управления.

В прошлой статье мы рассказали о том, как начать работу с системой и получить первые практические результаты:

  1. Наполнили систему базовыми данными и получили единую информационную базу корпоративного управления.
  2. Заложили фундамент для формирования отчетов и документов, которые требуются в повседневной работе корпоративного секретаря.
  3. Сделали первый шаг к созданию информационного пространства корпоративного управления.

Сегодня поговорим о документах. Как, используя 8 встроенных инструментов «Корпоративного секретаря», создать Единое хранилище документов.

Документы, их создание, учет и системное хранение – неотъемлемая часть нашей практики. В том или ином виде хранилище документов есть у всех. Папки в компьютере, элементы рабочего стола, журналы учета и полки с бумажными версиями документов. В принципе, почему бы и нет, всё хранится, всё под контролем…

Но что делать если:

  • В течение 15 минут вам нужно подготовить справку для совета директоров и приложить всю документацию по вопросу, архивные и актуальные версии?
  • Необходимо найти все документы, в которых прямо или косвенно идет речь о персоне, событии, поручении?
  • Вы в командировке, под рукой только ноутбук, а все документы в офисе на рабочем компьютере или на полке в виде оригиналов?
  • Просто закончилось свободное место на диске компьютера?

Решений несколько. Первое - попытаться собственными силами разработать алгоритмы и создать сервисы, которые помогут облегчить работу с документами. Второе – взять готовое решение и сразу получить максимум возможностей, решить вопрос автоматизации корпоративного управления комплексно.

Мы за второй вариант и предусмотрели в «Корпоративном секретаре» восемь инструментов, с помощью которых вы легко создадите Единое хранилище корпоративных документов с функциями многоуровневого ввода информации и поиска. Все готово, просто начинайте пользоваться.

1. Файловое хранилище


Инструмент, позволяющий загружать и хранить неограниченное число файлов и документов, просматривать и работать с ними, не выходя из системы.

2. Единая библиотека документов


Все документы, которые мы загружаем в систему, автоматически попадают в общий реестр. Всё хранится в единой базе, документы структурированы по типам, периодам, темам и другим критериям.

3. Многоуровневый режим добавления, создания и просмотра документов


Новый документ может быть добавлен в систему как через единую библиотеку, так и в любом разделе с использованием функции «Добавить документ раздела». Причем при добавлении документа через раздел системы он автоматически попадет в Единое хранилище и будет доступен к просмотру и редактированию как на уровне раздела, через который он был добавлен, так и на уровне хранилища.

4. Карточки документов


Позволяют дополнительно описать документ, например, в примечаниях, «связать» документ с физическим или юридическим лицом. Кроме того, инструмент дает возможность хранить в системе различные версии документа, черновики, дополнения, приложения, скан-версии.

5. Универсальный поиск


Работа с базами документов невозможна без функции поиска. В базовый функционал «Корпоративного секретаря» мы включили не только контекстный поиск, но также поиск по разделам, обществам и датам. Можно воспользоваться функцией поиска по содержанию «текстового слоя» документа. Задав, например, фамилию, мы получим все документы, содержащие ее в тексте документа.

6. Редактирование документов


ИДополнительная возможность - встроенные редакторы файлов. Используя встроенное приложение, можно, не выходя из системы, вносить правки в файл, после чего сохранить документ внутри системы или на свой компьютер, а также сразу распечатать.

7. Коллективная работа с документами


Можно делиться документом с коллегами - пользователями системы. Создайте чат, отправьте ссылку на документ – работайте с документом совместно в режиме on-line, обсуждайте, корректируйте, согласовывайте, например, совместно готовьте проведение заседания совета директоров.

8. Доступ к актуальной информации в любое время из любой точки мира


Доступ к документам возможен для всех пользователей системы из любой точки мира, достаточно подключиться к системе под своими учетными данными. При этом все файлы хранятся на сервере, во внутреннем контуре сети общества, все документы надежно защищены.

Если вам интересна тема создания Единого хранилища корпоративной информации, приглашаем принять участие в индивидуальных вебинарах, которые мы разработали специально для членов НОКС.

Темы наших следующих публикаций:

Другие публикации:

Информационная система «Корпоративный секретарь». Первый шаг. Начало большого пути Защита данных. Взгляды и подходы при работе с «чувствительной информацией» Как автоматизировать корпоративное управление. 7 рекомендаций от НОКС Аналитика, отчетные формы, графические структуры управления и капитала. Начинается самое интересное… Раскрытие информации. От подготовки данных к планированию мероприятий «Корпоративный секретарь» – Планирование Модуль Планирование – Годовой план корпоративного секретаря