От формы заседания совета директоров (СД) зависит кворум, допустимые варианты голосования, требования к документам, риск оспаривания решений. Ошибка в выборе формата может обнулить результаты заседания. Разберем, как выбрать форму с учетом законов, регламентов и практики корпоративного управления.
Какие формы заседания допускает закон
Прежде чем выбрать форму заседания совета директоров, корпоративный секретарь или ответственные подразделения уточняют актуальные требования законодательства, а также сверяются с внутренним уставом организации: общества с ограниченной ответственностью (ООО) или акционерного общества (АО). Для ООО и АО подходы к организации заседаний совета директоров во многом схожи на практике, однако регулируются по-разному.
В обществах с ограниченной ответственностью порядок проведения заседаний совета директоров и способы голосования определяются уставом общества и внутренними документами в рамках Федерального закона № 14-ФЗ.
Для акционерных обществ общие требования к порядку проведения заседаний закреплены в Федеральном законе № 208-ФЗ и применяются, в том числе, к заседаниям совета директоров, если иное не установлено уставом общества или положением о совете директоров.
Использование электронных бюллетеней, дистанционного участия и смешанных форм возможно, только если есть прямое разрешение в уставе или внутренних документах и с соблюдением требований законодательства об электронной подписи.
Заседание совета директоров
Это формат, при котором члены СД физически присутствуют на собрании или участвуют в нем онлайн (последняя возможность должна быть закреплена в уставе организации). Онлайн-участие иначе называется дистанционным. Очная форма по умолчанию допускается для решения любых вопросов, подпадающих под компетенцию СД.
Ключевые особенности:
- некоторые вопросы могут быть рассмотрены только на очном заседании.
Заочное голосование совета директоров
Не предполагает физического участия членов СД на заседание, принятие решений и голосование происходят путем направления бюллетеней, в рамках заранее заданной повестки дня.
Ключевые особенности:
- очное присутствие не требуется;
- обсуждение вопросов отсутствует, участники только голосуют;
- особое внимание уделяется срокам направления бюллетеней и их получению.
Заседание, совмещенное с заочным голосованием совета директоров
Сочетает очное заседание и заочное голосование. Часть участников присутствует лично, другая голосует путем направления заполненных бюллетений.
Критерии выбора формы заседания
Компетенция вопроса
Важно заранее уточнить, относится ли вопрос к компетенции совета директоров и какая форма заседания по нему допустима. Например, законы (что для ООО, что для АО) прямо запрещают принимать решения вне повестки дня, если отсутствует хотя бы один участник. Это особенно критично, если заседания ведутся в очном или совмещенном формате.
Практическое правило:
- стратегические вопросы, которые находятся в компетенции совета директоров, рассматриваются на заседании или заседании с дистанционным участием;
- иные решения – заочное голосование или заседание, совмещенное с заочным голосованием, при условии, что устав его разрешает.
Кворум и структура участников
Выбирая форму заседания совета директоров, корпоративный секретарь должен учесть возможность собрать кворум.
Форма заседания оправдана, если:
- большинство членов СД могут участвовать лично, например если это позволяют их графики работы;
- между членами СД нет конфликтов, которые побудили бы их проигнорировать заседание.
Форму заочного голосования или заседания, совмещенного с заочным голосованием, стоит выбирать, если есть риск, что совет директоров не соберется. Это может быть в следующих случаях:
- проживание членов СД в разных регионах или странах;
- собрать всех в одной локации дорого или трудно;
- в составе совета директоров есть члены, чье участие критично для кворума, но которые не всегда могут присутствовать очно.
Сроки
Они непосредственно влияют на выбор формы. Например, в случае с заседанием корпоративному секретарю нужно будет разослать уведомления членам СД в сроки, установленные уставом, положением о СД и законом. Также ему понадобится время, чтобы подготовить место заседания, раздаточные материалы, решить другие организационные вопросы. Если же решение нужно принять оперативно, например по кадровому вопросу или небольшой сделке, заочное голосование или заседание, совмещенное с заочным голосованием, могут оказаться более действенным вариантом.
Регламент и уставные ограничения
Даже если закон допускает определенный формат, он может быть не указан в уставе или других внутренних документах. На практике возможны случаи, когда устав разрешает голосовать заочно, но не допускает дистанционный формат, никак не регламентирует смешанную форму, не признает электронные подписи. Поэтому перед выбором формы стоит проверить устав и уточнить актуальные нормы законодательства.
Типичные ошибки при выборе формы
Выбор заочного голосования для вопросов, требующих обсуждения
Формально решение принимается, но позднее члены СД оспаривают его, аргументируя это тем, что у них не было возможности выразить свое мнение и задать вопросы.
Ошибки в сроках уведомлений
Даже небольшая задержка с уведомлением о заседании совета директоров может стать поводом для оспаривания решения, если из-за этого член совета директоров не смог принять участие в заседании и голосовании.
Технологическое решение от компании ООО «Формула Би Ай»
Чтобы снизить риски ошибок, можно воспользоваться электронным помощником в организации заседаний. «Шерп. Корпоративный секретарь» может проверить допустимость формы заседания совета директоров для конкретного вопроса, проконтролировать сроки уведомлений и автоматически сформировать юридически корректный протокол. Чтобы оценить систему, вы можете запросить демонстрацию или воспользоваться бесплатной тестовой версией.
