Голосование – это отдельный правовой механизм. Именно через него общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерные общества (АО) и советы директоров (СД) выражают свое мнение и принимают решения. Если порядок голосования нарушен, суд может признать решение недействительным, и не важно, насколько оно оправдано по своему содержанию и рентабельности.
Общие требования к голосованию описаны в главе 9.1 Гражданского кодекса Российской Федерации. Закон утверждает: важен не только результат, но и то, как он был получен: кто голосовал, в какой форме, с каким количеством голосов, как отразили результаты. Если какое-то из условий нарушено, считается, что права участников собрания не были реализованы в полной мере, следовательно, у суда появляется повод рассмотреть, насколько принятое решение правомочно.
Формы голосования, которые разрешены законом
Формы голосования регулирует ст. 181.2 ГК РФ. Правда, отдельные законы могут добавлять свои ограничения.
Заседание
Здесь участники либо сами приходят на встречу, либо отправляют вместо себя представителей с доверенностью и необходимыми полномочиями.
Закон разрешает удаленное участие через технические средства. Важно, чтобы с их помощью участник мог подтвердить личность, обсуждать вопросы и голосовать.
Заочное голосование
При заочном голосовании присутствовать на собрании не нужно. Участник просто отправляет бюллетень со своей позицией по тому или иному вопросу в указанные сроки.
Допускается и электронное голосование. Здесь также главное – идентифицировать личность голосующего.
Заседание, совмещенное с заочным голосованием
При таком способе одни участники приходят на собрание лично, а другие голосуют удаленно. Во всем остальном действуют те же правила, что и для других форм голосования.
Особенности голосования на общих собраниях акционеров АО
Голосования акционеров описаны в ФЗ № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (закон об АО). Этот закон уточняет положения из ГК РФ.
Как распределяют голоса
Число голосов акционера определяется количеством его акций. Базовый принцип: одна акция равна одному голосу. Исключения встречаются, когда закон предусматривает иной порядок – скажем, кумулятивное голосование (ст. 49 закона об АО). Правило универсальное – работает при любой повестке и любой форме голосования.
Форма голосования
Ст. 47 закона об АО разрешает все ранее перечисленные формы голосования. Также в статье указано, что дополнительные требования к проведению голосования могут регламентироваться положениями Банка России.
Использование бюллетеней
Ст. 60 закона об АО устанавливает, что бюллетени нужно использовать обязательно в трех ситуациях:
- при заочном голосовании;
- заседание, голосование на котором совмещается с заочным голосованием;
- дистанционном участии акционеров.
Как проходит голосование на собраниях участников ООО
Порядок проведения голосований на собраниях ООО устанавливается Федеральным законом от 08.02.1998 No 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее закон об ООО). Закон содержит основные нормы, однако позволяет их уточнять и дополнять в уставе конкретного общества.
Голосование участников ООО
Число голосов участника ООО зависит от размера его доли в уставном капитале. Этот принцип установлен ст. 32 закона об ООО. Устав может добавить свои правила голосования, что тоже указано в ст. 32.
В ст. 37 закона об ООО есть исключения, при которых голоса подсчитывают по-другому. Например, когда меняют устав или размер уставного капитала, нужно минимум две трети голосов, а иногда устав требует и больше.
Формы голосования
Ст. 32 закона об ООО разрешает использовать все упомянутые выше формы голосования. Но ст. 38 того же закона вводит определенные ограничения. В частности, утверждать годовые отчеты и годовую бухгалтерскую отчетность можно только при совмещении заочного голосования с очным заседанием.
Заочное голосование и бюллетени
По ст. 38 закона об ООО можно:
- послать бумажные бюллетени по адресу из уведомления о голосовании;
- послать электронные бюллетени на e-mail, который указан в уведомлении;
- заполнить электронную форму (она должна быть доступна с даты уведомления), если устав разрешает такой формат.
Роль устава ООО в порядке голосования
Ст. 32 закона об ООО позволяет уставу уточнять, как проходит голосование. В уставе можно прописать:
- как готовить и проводить заседания;
- особенности заочного голосования;
- способы проверки личности участников при дистанционном голосовании;
- дополнительные правила оформления голосов.
Голосование на заседаниях совета директоров или иных органов управления
Совет директоров (наблюдательный совет) – это управляющий орган. Для ООО он не обязателен. В ООО его работа регулируется ст. 32 закона об ООО и уставом. В акционерных обществах правила голосований устанавливает ст. 68, но многое также определяют внутренние документы организации.
Во многом подходы к работе совета директоров (СД) в обоих типах обществ похожи.
Формы заседаний и голосования
Здесь все стандартно – заседание, заочное голосование, заседание, совмещенное с заочным голосованием. Устав может только конкретизировать отдельные нюансы: сроки, способы уведомления, формат документов, каналы связи.
Принцип распределения голосов и принятия решений
Каждый член СД обладает одним голосом. Передавать другому лицу право голосовать нельзя.
Решения на заседании СД принимаются большинством голосов при условии, что закон или внутренние положения общества не вводят более высокий входной порог для легитимности решения, например, три четверти голосов.
Право решающего голоса председателя СД допускается, только если в уставе общества закреплена соответствующая норма.
Подсчет голосов: субъект и правила процедуры
Этот этап следует за голосованием. Именно эта процедура устанавливает, на законных ли основаниях голосовали участники.
Кто считает голоса
В АО голоса подсчитывает счетная комиссия (ст. 56 закона об АО). Когда акционеров больше 500, считает профессиональный регистратор.
В ООО счетную комиссию можно не создавать. Порядок подсчета определяет устав или общее собрание (ст. 32 закона об ООО).
Учитываемые голоса и пределы подсчета
При подсчете берут во внимание только голоса лиц, у которых есть право волеизъявления. В расчете учитывается, каким объемом акций или долей располагают голосующие. Эта норма отражена в ст. 181.2 ГК РФ.
Голоса, поданные представителями участников собрания, учитываются, если полномочия оформлены надлежащим образом, например, есть нотариально заверенная доверенность или машиночитаемая доверенность (МЧД).
Подсчет голосов при заочном голосовании или заседании, совмещенном с заочным голосованием
При заочном голосовании или заседании, совмещенном с заочным голосованием, в подсчете участвуют бюллетени, которые поступили до даты окончания их приема. Сама эта дата устанавливается при подготовке собрания.
Регламент заочного или смешанного голосования задается нормами ст. 60 закона об АО и ст. 38 закона об ООО.
Нарушения при подсчете голосов
К нарушениям, связанным с подсчетом голосов, относятся:
- учет голосов лиц, у которых нет права участвовать в голосовании;
- некорректное определение числа голосов;
- нарушение сроков учета бюллетеней;
- отсутствие документов, которые подтверждали бы подсчет.
Все эти нарушения могут стать основанием для оспаривания решения по суду.
Фиксация результатов голосования и оформление принятых решений
Фиксация результатов – это способ подтвердить, что решение было принято. Именно протокол служит базовым доказательством при проверке процедуры, связанной с голосованием.
Общие требования к протоколированию
Результаты голосования подтверждаются документами, с помощью которых можно установить:
- форму, по которой осуществлялось голосование;
- дату, время и место при заседании, при заочном голосовании – дату окончания приема бюллетеней;
- круг лиц, которые приняли в нем участие;
- вопросы повестки дня;
- распределение голосов относительно каждого вопроса;
- принятые решения;
- данные о тех, кто подсчитывал голоса;
- информацию о голосах «против», если те, кто их выразил, потребовали внести соответствующие сведения в протокол;
- данные о ходе заседания, если участник(и) потребовал(и) прописать эту информацию в протоколе;
- данные о лицах, подписавших протокол.
Эти требования прописаны в ст. 181.2 ГК РФ.
Оформление результатов голосования в АО
Для акционерных обществ закон устанавливает правило: результаты нужно оформить двумя документами.
Первый протокол составляют по результатам подсчета голосов и подписывают в счетной комиссии (ст. 62 закона об АО).
Второй протокол фиксирует ход общего собрания акционеров и принятые на нем решения. Правила его составления определяет ст. 63 закона об АО.
Два протокола работают вместе как доказательства. Протокол о результатах голосования подтверждает правильность подсчета, а протокол общего собрания доказывает, что решения были приняты.
Результаты голосования в ООО: как их оформить
В ООО для записи хода собрания и его итогов используют один протокол. Как его оформлять, указано в ст. 38.2 закона об ООО. Требования к нему в основном совпадают с общими правилами из ГК РФ.
Как оформляют протокол голосования СД
Оформление протоколов для СД регулируют ст. 32 закона об ООО и ст. 68 закона об АО.
В этих законах указаны сроки составления документа и информация, которую необходимо в него включить.
Как снизить риски, что итоги голосования оспорят
Риск чаще всего появляется не из-за фактических проблем решения, а потому что нарушена процедура его принятия, в нашем случае – если голосование было организовано некорректно.
Что следует проверить до и после голосования:
- разрешает ли закон и устав конкретную форму проведения голосования;
- все ли голосующие лица имеют право на волеизъявление;
- не нарушены ли сроки и правила, связанные с приемом бюллетеней;
- как проведен и задокументирован подсчет голосов;
- в срок ли оформлен протокол;
- вся ли необходимая информация в нем отражена.
Совокупность перечисленных элементов позволяет проверить легитимность голосования в разрезе ст. 181.2 ГК РФ.
Как сократить риски: организационные меры
Чтобы снизить процессуальные риски на уровне организации, важно:
- использовать единые шаблоны документов для разных типов собраний;
- заранее отражать порядок голосования и подсчета во внутренних документах;
- сделать процедуру прозрачной для всех участников и акционеров;
- сократить операции вручную и по возможности автоматизировать процессы.
Такие меры особенно важны при заочном и смешанном голосовании, а также при проведении внеочередных собраний, где сроки подготовки минимальны.
Значительно снизить риски помогают системы корпоративного управления. Автоматизация процессов посредством системы «Шерп. Корпоративный секретарь» дает возможность быстро, безошибочно, в полном соответствии с законодательством организовать собрание, рассылку уведомлений и материалов, голосование и составление протокола со всеми необходимыми сведениями и последующим его хранением.
Заключение
Корректная организация голосования – один из факторов, которые обеспечивают легитимность принятых решений.
Выбор допустимой формы, точный подсчет голосов и надлежащее оформление результатов в совокупности определяют, будет ли решение признано действительным при проверке или споре. В этом случае действует закономерность: чем строже соблюдена процедура, тем ниже риск, что результаты оспорят.
