Корпоративное решение обретает юридический вес только тогда, когда оно принято по всем правилам, установленным законом. Корректная подготовка собрания, его проведение без нарушений, оформление протокола – все это учитывается в случае спорных ситуаций в суде. Причем берут во внимание не только содержание, но и форму.
За то, чтобы форма соответствовала требованиям законодательства, отвечает корпоративный секретарь. Функции корпоративного секретаря главным образом состоят в том, чтобы создать устойчивую юридическую опору решениям, которые принимаются на заседании.
Какие нормативные акты обусловливают обязанности корпоративного секретаря
Корпоративный секретарь не является обязательной фигурой с точки зрения законов, которые регулируют деятельность гражданско-правовых обществ. Поэтому и императивных обязанностей на федеральном уровне у него нет.
Фактически же обязанности корпоративного секретаря вытекают из требований, которые определенный свод нормативных актов предъявляет к корпоративным процессам.
Базовый подход отражен в гражданском кодексе РФ. Глава 9.1 закрепляет общие правила: юридическая сила решения определяется не только его сутью, но и тем, как именно его принимали. В частности, ГК РФ устанавливает:
- что квалифицируется как решение (ст. 181.1);
- при каких условиях решение признается действительным (ст.181.2);
- почему его можно оспорить (ст. 181.4 и 181.5).
Эти нормы формируют стандарт. Его необходимо соблюдать, и чаще всего ответственность за соблюдение норм лежит именно на корпоративном секретаре.
Другие законы и положения
Федеральный закон № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» подробно регламентирует корпоративные процедуры для АО. Следовательно, должностная инструкция корпоративного секретаря акционерного общества во многом определяется именно этим законом.
Дополнительные ориентиры дает Квалификационный справочник, где прямо описана должность корпоративного секретаря АО и круг его задач.
В случае с ООО обязанности корпоративного секретаря определяются нормами, прописанными в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Кроме того, обязанности корпоративного секретаря регламентируются уставом и внутренними документами АО и ООО.
Лучшие корпоративные практики, в том числе по работе и функциям корпоративного секретаря, собраны в Кодексе корпоративного управления Банка России (письмо
от 10.04.2014 № 06-52/2463).
Ниже мы разберем, какие в целом обязанности корпоративного секретаря формируются на базе перечисленных актов.
Что корпоративный секретарь должен сделать до заседания
Прежде чем проводить заседание, корпоративный секретарь должен корректно его подготовить. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
Проверка компетенции управляющего органа
Корпоративный секретарь обязан удостовериться, что орган управления, который компания планирует созвать, имеет полномочия, чтобы рассматривать предложенные вопросы повестки дня. При отсутствии таких компетенций участники заседания просто не смогут принять решения. Для оценки компетенций проект повестки соотносят с законодательными нормами и положениями, занесенными в устав общества.
Формирование повестки и подготовка материалов
После проверки компетенций корпоративный секретарь прописывает повестку дня и готовит связанные с ней материалы. Это нужно, чтобы участники собрания заранее понимали, что они будут обсуждать.
Корпоративный секретарь контролирует, чтобы:
- вопросы повестки были ясно сформулированы и не предполагали двояких толкований;
- проекты решений соотносились с обозначенными вопросами;
- материалы давали достаточно информации, связанной с сутью решений.
Уведомление участников в положенный срок
Корпоративный секретарь обязан официально оповестить участников о запланированном собрании и о том, что будет на нем обсуждаться. Также ответственность корпоративного секретаря – предоставить доступ к сопутствующим материалам.
Законы для АО и ООО регламентируют сроки, в течение которых необходимо разослать уведомления. Нарушать заданные рамки категорически нельзя.
Подготовка к голосованию
До того как проводить заседание, корпоративный секретарь формирует обязательные условия для голосования. Он проверяет:
- в какой форме будут голосовать: заседание, заочное голосование, заседание, совмещенное с заочным голосованием – когда часть участников на собрании присутствует, а другая присылает доказательства своего волеизъявления (бюллетени) по почте или другим способом, регламентированным законом или уставом общества;
- удобно ли дата и время проведения для участников заседания;
- доступность места проведения;
- нужны ли бюллетени, как, например, в случае, когда акционеры голосуют заочно;
- соответствует ли регламент голосования правилам устава.
Обязанности корпоративного секретаря в процессе собрания
Регистрация участников и подтверждение правомочности
До открытия заседания корпоративный секретарь ведет учет его участников.
Дальше корпоративный секретарь проверяет наличие кворума – достаточно ли на заседании участников, чтобы принимать решение.
Контроль порядка на собрании
В процессе заседания корпоративный секретарь помогает председателю заседания и следит, чтобы обсуждение не выходило за границы утвержденных вопросов, а голосование велось строго по каждому из них. Принятие решений по вопросам, которых нет в повестке, допустимо в строго ограниченных случаях, но даже тогда остаются процессуальные риски.
Проведение голосования
Корпоративный секретарь следит за тем, чтобы голосование проводилось без нарушений. Он контролирует, соблюдается ли заявленная форма, правильно ли подсчитываются голоса, корректно ли занесены итоги голосования в отдельный протокол (в случае с АО его обязана вести счетная комиссия).
Фиксация хода заседания
Пока идет заседание, корпоративный секретарь фиксирует ключевые моменты, чтобы после отразить их в официальном протоколе.
Обязанности корпоративного секретаря после собрания
Оформление протоколов и итоговых документов
Чтобы подтвердить правомочность решений, принятых на собрании, корпоративный секретарь должен составить официальный протокол. Ст. 181.2 ГК РФ задает общую рамку, какая именно информация должна быть в нем отражена. В целом это:
- дата и время собрания;
- где оно проходило;
- было ли дистанционным;
- дата, до которой организаторы собрания принимали бюллетени, если предусматривалась заочная форма;
- способ отправки бюллетеней;
- информация об участниках собрания;
- повестка дня со всеми вопросами;
- результаты голосования по каждому вопросу;
- данные о тех, кто подсчитывал голоса;
- информация об акционерах или представителях ООО, которые голосовали «против» и потребовали, чтобы этот факт отразили в протоколе;
- сведения о том, как проходило заседание, если кто-то из участников потребовал, чтобы и это документально зафиксировали;
- информация о лицах, которые подписали протокол.
Подписание, доведение и хранение документов
Корпоративный секретарь должен проследить, чтобы все уполномоченные лица подписали протокол и сделали это в положенный срок.
Следующий шаг – хранение документа. Протоколы, решения, приложения к протоколам, например, бюллетени, особые мнения, должны храниться таким образом, чтобы их было легко при необходимости представить акционерам, участникам, аудиторам или суду. Порядок хранения нередко прописывается в уставе организации.
Сопровождение исполнения решений
Формально корпоративный секретарь не отвечает за то, чтобы кто-то выполнил поставленные задачи. Но ему нужно обеспечить документальное подтверждение, что ответственные лица знают о заданиях, которые им поручили на корпоративном мероприятии.
Ответственность и юридические риски
Большинство корпоративных споров никак не связаны с содержанием утвержденного решения. Зачастую основания, чтобы рассматривать решение в суде, кроются в процедурных нарушениях:
- участников уведомили о собрании несвоевременно либо не сообщили о нем вовсе;
- к голосованию допустили тех, у кого не было права на волеизъявление;
- в протоколе отразили не всю информацию или нарушили срок его оформления.
Чем грубее нарушение, тем выше шанс, что суд аннулирует решение. Для корпоративного секретаря такой исход может окончиться дисциплинарным взысканием, материальной ответственностью, увольнением. Для общества – продолжительной судебной тяжбой, бесконтрольностью управленческих процессов и необходимостью созывать новое заседание.
Поэтому очень важно отладить работу корпоративного секретаря таким образом, чтобы все процедуры: оформление повестки, подготовка материалов и бюллетеней, создание протокола, хранение документов – проводились в срок и без ошибок, а информационная система «Шерп. Корпоративный секретарь» способна в этом помочь. Виртуальный помощник автоматизирует подготовку, предоставляет доступ к информации в личных кабинетах участников заседания, позволяет провести защищенное электронное голосование, генерирует протоколы, обеспечивает контроль за исполнением поручений. Внедрение современных инструментов управления облегчает работу корпоративного секретаря, защищая компанию от судебных оспариваний.
